Cara Mengarsip Data Dan Mengatur Opsi AutoArchive Di Outlook 2013

Advertisement
Pesan, tugas, dan item lainnya yang telah lama tersimpan cenderung akan semakin menumpuk kecuali Anda membersihkannya. Outlook 2013 menyediakan fitur AutoArchive yang dengannya Anda bisa menentukan seberapa sering Outlook membersihkan item-item lama, dimana akan diletakkan, apakah akan dihapus, item mana yang dipindahkan, dan lainya. Jika Anda lebih memilih untuk mengarsipkan item daripada menghapusnya, Outlook akan menempatkan item-item tersebut pada file PST yang Anda pilih. Anda kemudian bisa mengembalikannya dengan cara membuka set folder tersebut dan menyalinnya kembali ke folder biasanya atau dengan menggunakan fitur impor untuk mengimpor dari file arsip.

Cara mengatur opsi AutoArchive:

  1. Pada Ribbon, klik tab File untuk menampilkan Backstage View, lalu klik tab Options.
  2. Pada kotak dialog Outlook Options, di panel sebelah kiri, klik Advanced.
  3. Klik AutoArchive Settings.
  4. Pada kotak dialog AutoArchive, pilih check box Run AutoArchive Every. Tentukan seberapa sering Outlook melakukan pengarsipan item secara otomatis.
  5. Pilih opsi-opsi yang Anda inginkan untuk mengarsip item.
  6. Tentukan lokasi file arsip PST.
  7. Klik OK untuk menyimpan perubahan dan menutup kotak dialog.
  8. Klik OK untuk menutup kotak dialog Outlook Options.

Cara mengarsip ke file data Outlook:

  1. Klik File untuk menampilkan Backstage View, scroll/gulung kebawah, klik Cleanup Tools, lalu klik Archive pada menu yang ditampilkan.
  2. Pada kotak dialog Archive, jika Anda ingin mengarsip semua folder dengan menggunakan pengaturan AutoArchive, klik opsi Archive All Folders According To Their AutoArchive Settings.
  3. Cara lainnya, klik opsi Archive This Folder And All Subfolders jika Anda ingin mengarsip hanya folder dan subfolder yang Anda pilih.
  4. Jika opsi yang ada pada langkah nomor 3 Anda pilih, pilih folder yang itemnya ingin Anda arsipkan.
  5. Tentukan batasan waktu item lama yang akan diarsipkan.
  6. Pilih check box Include Items With "Do Not AutoArchive" Checked untuk mengarsip item yang seharusnya tidak diarsip karena Anda telah memilih mengaturnya untuk tidak AutoArchive.
  7. Pilih file dimana Anda akan menyimpan item yang telah diarsipkan.
  8. Klik OK untuk mengarsip item.
Tips & Trik:
  • Administrator jaringan bisa mengatur kebijakan yang mengontrol pengaturan AutoArchive. Berhati-hatilah karena ini mungkin bisa mencegah operasi pengarsipan tertentu yang telah Anda atur pada pengaturan AutoArchive.
  • Pilih check box Prompt Before AutoArchive Runs jika Anda ingin menerima konfirmasi ketika Outlook akan melakukan pengarsipan. Jika Anda tidak memilih opsi ini, Outlook akan melakukan pengarsipan secara otomatis tanpa meminta konfirmasi dari Anda.
  • Backup file arsip Anda setiap kali Anda membackup file PST untuk memastikan bahwa Anda masih bisa mengembalikan item arsip jika sistem atau harddisk mengalami kerusakan yang menyebabkan Anda kehilangan file arsip.

Artikel terkait:
Advertisement