Meeting atau rapat adalah sebuah aktivitas yang melibatkan orang lain dan juga sumber daya. Sumber daya bisa berupa ruang konferensi, VCR, proyektor, telepon, komputer, atau peralatan lainnya. Biasanya, meeting akan melibatkan Anda dan setidaknya dua orang lain (tapi tentu saja bisa hanya dengan satu orang saja). Outlook mengirimkan undangan meeting ke setiap orang yang telah Anda tentukan, dan mereka bisa menerima atau menolak permintaan tersebut, atau mengusulkan waktu lain untuk meeting tersebut (mungkin dikarenakan mereka sibuk atau sedang ada jadwal lain yang bersamaan dengan meeting).
Cara membuat meeting:
- Pada bagian bawah Folder Pane, klik icon Calendar untuk membuka folder Calendar.
- Pilih tanggal.
- Pilih sebuah blok waktu untuk meeting.
- Pada tab Home, di grup New, klik New Meeting.
- Klik To.
- Pada kotak dialog Select Attendees And Resources, pilih peserta meeting dan sumber daya dari Address Book, atau ketikkan alamat secara manual.
- Jika meeting wajib dihadiri, klik Required.
- Jika meeting tidak wajib hadir, klik Optional.
- Klik OK jika sudah selesai.
- Pada kotak Subject, ketikkan deskripsi dari meeting.
- Tambahkan catatan, arah, atau komentar untuk meeting sesuai keperluan.
- Pilih sebuah ruangan yang akan digunakan untuk meeting, atau ketikkan lokasi meeting pada kotak Location.
- Klik Send.
Tips & Trik:
- Anda bisa menggunakan Scheduling Assistant untuk membantu Anda mencari waktu yang tepat untuk semua peserta meeting, dan Anda juga bisa mencari sumber daya yang tersedia. Untuk beralih ke View Scheduling Assistant, pada tab Meeting, di grup Show, klik Scheduling Assistant. Anda juga bisa menggunakan tombol Tracking yang ada pada tab Meeting untuk melihat peserta meeting mana yang sudah menanggapi permintaan meeting Anda.
- Buatlah subjek meeting dengan singkat namun tetap deskriptif, sehingga mudah dikenali oleh peserta meeting.
- Pastikan daftar peserta meeting Anda memiliki alamat email yang benar. Jika Anda ingin mengirim permintaan meeting ke seseorang yang tidak ada di Address Book, Outlook akan menginformasikan kepada Anda bahwa orang tersebut tidak bisa divalidasi.
Artikel terkait:
- Menggunakan View Kalender Dan Date Navigator
- Menggunakan To-Do Bar
- Menambahkan Appointments/Janji Melalui Menu Dan Kalender
- Menambahkan Dan Mengubah Detil Event
- Mengedit Meeting Dan Melihat Respon Dari Peserta Meeting
- Memasukkan Item Kedalam Item Di Kalender
- Melampirkan File Atau Dokumen Kedalam Item Kalender
- Memasukkan Isi Dokumen Kedalam Item Kalender
- Memasukkan Objek Excel Kedalam Item Kalender
- Berbagi (Sharing) Informasi Kalender Dengan Cara Meneruskan (Forward)
- Mencetak Kalender
Advertisement