Cara Menambah Dan Mengubah Informasi Mail Merge Dengan Menggunakan Rules Di Word 2013

Advertisement
Entry yang ada pada galeri Insert Merge Field hanya mewakili kolom yang ada pada sumber data. Selain itu, Anda bisa menggunakan field di Word 2013 untuk melakukan perbandingan dan kalkulasi selama proses Mail Merge, sehingga Anda bisa menampilkan informasi tambahan, tergantung dengan data yang ada pada sumbernya.

Cara memodifikasi Merge dengan menggunakan Rules:

  1. Masukkan field SET jika Anda ingin menyimpan angka atau teks yang tidak berubah yang bisa digunakan untuk melakukan perbandingan atau kalkulasi untuk semua Recipient yang ada pada Merge. Pada tab Mailings, di grup Write & Insert Fields, klik Rules, lalu klik Set Bookmark pada daftar yang ditampilkan. Lanjutkan ke langkah nomor 2.
  2. Pada kotak dialog Insert Word Field: Set, ketikkan nama bookmark pada kotak daftar Bookmark, ketikkan angka atau teks pada kotak teks Value, lalu klik OK.

    Bookmark berada di dalam field SET dan tidak menampilkan apapun pada dokumen. Namun, bookmark bisa direferensikan di field lain di dalam dokumen, seperti field REF yang akan menampilkan nilai, atau field formula yang akan menggunakan nilai untuk kalkulasi.
  3. Masukkan field ASK jika Anda ingin menyimpan angka atau teks yang berbeda untuk masing-masing Recipient. Pada tab Mailings, di grup Write & Insert Fields, klik Rules, lalu klik Ask pada daftar yang ditampilkan. Lanjutkan ke langkah nomor 4.
  4. Pada kotak dialog Insert Word Field: Ask, ketikkan nama bookmark pada kotak Bookmark, ketikkan question/pertanyaan pada kotak Prompt, ketikkan nilai default jika diinginkan, lalu klik OK.

    Selama proses Merge, Prompt akan selalu ditampilkan untuk masing-masing Recipient, dan nilai yang Anda masukkan akan mengubah nilai yang ada sebelumnya pada bookmark. Jika Anda ingin menggunakan nilai yang sama untuk semua Recipient selama proses Merge, pilih check box Ask Once.

    Bookmark terletak di dalam field ASK dan tidak akan ditampilkan pada dokumen. Namun, bookmark bisa direferensikan di field lain di dalam dokumen, seperti field REF yang akan menampilkan nilai, atau field formula yang akan menggunakan nilai untuk kalkulasi.
  5. Jika Anda ingin menampilkan angka atau teks yang berbeda untuk masing-masing Recipient, masukkan field FILLIN. Pada tab Mailings, di grup Write & Insert Fields, klik Rules, lalu klik Fill-in pada daftar yang ditampilkan. lanjutkan ke langkah nomor 6.
  6. Pada kotak dialog Insert Word Field: Fill-In, ketikkan question/pertanyaan pada kotak teks Prompt, ketikkan nilai default yang Anda inginkan, lalu klik OK.

    Field FILLIN mirip dengan field ASK, kecuali field FILLIN menampilkan nilainya pada dokumen dan tidak menyimpan nilai pada bookmark.
  7. Masukkan field IF…THEN…ELSE jika Anda membutuhkan untuk menampilkan hasil yang berbeda pada dokumen, tergantung pada nilai field Merge atau field lainnya. Jika Anda ingin menggunakan nilai bookmark sebagai dasarnya, lanjutkan ke langkah nomor 9.

    Pada tab Mailings, di grup Write & Insert Fields, klik Rules, lalu klik If…Then…Else pada daftar yang ditampilkan. Lanjutkan ke langkah nomor 8.
  8. Pada kotak dialog Insert Word Field: If, pilih field Merge pada kotak daftar Field Name, pilih syarat/kondisi pada kotak Comparison, dan jika diperlukan, masukkan nilai pada kotak daftar Compare To. Pada kotak Insert This Text, masukkan hasil yang akan ditampilkan oleh field jika hasil Comparison True. Pada kotak Otherwise Insert This Text masukkan hasil yang akan ditampilkan oleh field jika hasil Comparison False. Klik OK.
  9. Jika Anda ingin menggunakan nilai bookmark sebagai dasarnya, klik tab Insert. Pada grup Text, klik Quick Parts lalu klik Field. Lanjutkan ke langkah nomor 10.
  10. Pada kotak dialog Field di kotak daftar Field Name, klik If. Lalu, klik tombol Options.

    Pada kotak dialog Field Options, klik nama bookmark yang Anda inginkan lalu klik Add To Field. Klik pada akhir ekspresi pada kotak Field Codes dan ketikkan sisa kodenya.

    Klik OK pada kotak dialog Field Options lalu klik OK pada kotak dialog Field.

Artikel terkait:
Advertisement