Cara Memilih Recipient Untuk Mail Merge Di Word 2013

Advertisement
Ketika Anda membuat Mail Merge di Word 2013, Anda harus memilih informasi yang akan diletakkan oleh Word kedalam dokumen output. Informasi bisa disimpan pada satu tempat, seperti tabel pada dokumen Word, Worksheet Excel, database Microsoft Access atau SQL Server, atau di daftar kontak Outlook.

Setelah Anda memilih file atau sumber data lainnya, Word akan menyediakan tool yang bisa Anda gunakan untuk menyempurnakan daftar Recipient atau record lainnya, untuk mengurutkan satu atau lebih field, dan untuk mengedit daftar entry jika diperlukan.

Cara memilih sumber data:

  1. Pada tab Mailings, di grup Start Mail Merge, klik Select Recipients. Klik salah satu perintah berikut ini pada menu yang ditampilkan:
    • Type A New List: membuka kotak dialog New Address List dimana Anda bisa memasukkan entry untuk daftar dan menyimpannya sebagai database (file .mdb).
    • Use An Existing List: membuka kotak dialog Select Data Source dimana Anda bisa memilih file yang sudah ada (file dokumen Word atau teks biasa, Worksheet Excel, atau database Access atau SQL Server) yang berisi entry.
    • Choose From Outlook Contacts: membuka kotak dialog Select Contacts dimana Anda bisa memilih folder kontak mana yang akan digunakan, jika versi Office Anda menyertakan Outlook.
  2. Jika Anda klik Type A New List pada langkah nomor 1, pada kotak dialog New Address List, ketikkan nama, alamat, dan informasi lainnya. Untuk menambahkan entry baru setelah entry yang pertama, klik New Entry. Ketika daftar sudah lengkap, klik OK dan lanjutkan ke langkah nomor 3.
  3. Pada kotak dialog Save Address List yang secara otomatis terbuka, masukkan nama file dan klik Save. Lalu, lanjutkan ke langkah "Cara mengedit daftar Recipient" dibawah ini.
  4. Jika Anda klik Use An Existing List pada langkah nomor 1, kotak dialog Select Data Source akan menampilkan konten dari folder My Data Sources dari profil user Anda. Jika sumber data yang ingin Anda gunakan adalah dokumen Word atau teks biasa, Worksheet Excel, atau database Access (.mdb atau .accdb), navigasikan ke folder yang benar dan pilih file yang berisi data. Lalu, klik Open dan lanjutkan ke langkah "Cara mengedit daftar Recipient" dibawah ini.
  5. Jika Anda klik Choose From Outlook Contacts pada langkah nomor 1, klik folder kontak yang berisi data yang ingin Anda gunakan dan Klik OK. Lalu, lanjutkan ke langkah "Cara mengedit daftar Recipient" dibawah ini.

Cara mengedit daftar Recipient:

  1. Jika Anda memilih folder kontak Outlook sebagai sumber data, kotak dialog Mail Merge Recipients akan terbuka secara otomatis. Jika tidak, pada tab Mailings, di grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List untuk membuka kotak dialog Mail Merge Recipients.
  2. Kosongkan check box disebelah entry yang tidak ingin Anda sertakan kedalam Mail Merge dan pilih check box entry yang ingin Anda sertakan. Memilih atau mengosongkan check box pada baris Header daftar akan menyebabkan semua entry menjadi terpilih atau dikosongi. Jika daftar entry sangat banyak dan Anda ingin beberapa entry saja yang dipilih, pertama kosongkan keseluruhan daftar entry lalu pilih entry yang Anda inginkan.
  3. Jika Anda ingin menambah atau menghapus entry yang ada pada daftar Recipient, klik nama sumber file pada kotak Data Source dan klik Edit. Kotak dialog Edit Data Source yang ditampilkan adalah sama dengan kotak dialog New Address List yang ditampilkan pada langkah nomor 2 di langkah "Cara memilih sumber data" diatas. Jika sumber data yang digunakan adalah daftar kontak Outlook, tombol Edit tidak akan tersedia (untuk mengedit entry yang ada pada daftar kontak, Anda harus menggunakan editor kontak Outlook).
  4. Urutan Merge yang ditampilkan ditentukan oleh urutan entry dalam daftar Recipient. Jika Anda ingin mengurutkan daftar Recipient pada satu kolom, klik pada Header kolom tersebut. Untuk mengurutkan pada dua atau tiga kolom, klik link/tautan Sort pada bagian Refine Recipient List untuk membuka kotak dialog Filter And Sort. Pada tab Sort, di masing-masing daftar drop-down, pilih nama kolom yang ingin diurutkan, dan apakah diurutkan secara naik atau turun.
  5. Jika Anda ingin menyertakan hanya entry yang memenuhi kriteria tertentu saja, klik link/tautan Filter yang ada pada bagian Refine Recipient List untuk membuka kotak dialog Filter And Sort. Pada tab Filter, pilih nama kolom pada daftar drop-down Field, pilih kondisi/syarat pada daftar drop-down Comparison, dan jika diperlukan masukkan nilai pada kotak daftar Compare To. Anda bisa melanjutkan menambahkan kriteria, menghubungkan dengan And atau Or, untuk menentukan kriteria Recipient yang akan disertakan ke dalam Mail Merge.
  6. Klik OK jika daftar Recipient sudah selesai dan sudah diurutkan dengan benar.
Tips & Trik:
  • Klik tombol Customize Columns untuk menambah, menghapus, mengubah nama, atau mengurutkan kolom pada kotak dialog New Address List. Untuk mengurutkan entry pada setiap kolom, klik pada Header kolom tersebut.
  • Dua item default pada folder My Data Source akan menjalankan Data Connection Wizard, yang bisa memandu Anda menghubungkan dokumen Mail Merge ke database Access atau SQL Server.

Artikel terkait:
Advertisement